Nắm rõ quy định về bản sao chứng thực, tránh lãng phí thời gian, chi phí

Hiểu sai về bản sao chứng thực gây lãng phí

Như vậy, chứng thực bản sao là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Về mặt giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực cũng được pháp luật quy định rất rõ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Như vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của các bản sao được chứng thực. Điều này cũng có nghĩa là các bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Người dân đến làm thủ tục chứng thực tại phường Hà Cầu, quận Hà Đông

Thực tế không ít người mỗi lần đi chứng thực các loại giấy tờ về nhân thân thông dụng như: CMND, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu… đã chứng thực luôn nhiều bản để dùng dần để đỡ mất thời gian đi chứng thực nhiều lần. Tuy nhiên, những bản sao chứng thực của họ chứng thực từ năm trước, hoặc vài tháng trước có dùng được hay không lại rất “tùy nghi”, có nơi chấp nhận, nơi không, cho rằng bản sao chứng thực chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng, buộc họ phải đi chứng thực lại…

Anh Nguyễn Hữu Long, trú tại quận Hà Đông, Hà Nội cho hay, mấy tháng trước anh làm thủ tục đi làm nhưng hồ sơ của anh bị Cty tuyển dụng từ chối vì cho rằng bản sao chứng thực sổ hộ khẩu và CMND đã quá 6 tháng. Cty yêu cầu anh Long về bổ sung thêm, dù anh Long có mang bản gốc đi kèm để đối chiếu.

Không chỉ trường hợp của anh Long mà đây cũng là yêu cầu của nhiều nơi khi tiếp nhận hồ sơ, dù giấy tờ của công dân đã đủ yêu cầu pháp lý. Cho thấy rằng, nhiều Cty, cơ quan, đơn vị đang hiểu sai và chưa nắm rõ những quy định về bản sao chứng thực gây phiền hà, lãng phí thời gian, chi phí chứng thực của người dân.

Cần nắm rõ quy định giá trị pháp lý của bản sao chứng thực

Khi đã có bản sao có chứng thực theo thời hạn sử dụng của bản chính, thì cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu người dân, tổ chức xuất trình bản chính để đối chiếu. Điều này trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây lãng phí thời gian, chi phí làm thủ tục chứng thực cho công dân.

Trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo, hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu. Với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại.

Xét từ thực tế, bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại: Bản sao vô thời hạn là các giấy tờ theo quy định chỉ được cấp 1 lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như các bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô, giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, bị hủy hoặc có thay đổi, bổ sung thông tin, thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng.

Bản sao có thời hạn như các bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe (6 tháng), giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), giấy CMND (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.