Kỹ năng tổ chức, điều hành, kiểm soát buổi hòa giải

Hòa giải viên cần trau dồi thêm kỹ năng tổ chức, điều hành buổi hòa giải.

Thành phần, thời gian địa điểm tổ chức buổi hòa giải

Để tổ chức buổi hòa giải, hòa giải viên phải lập danh sách những người tham gia buổi hòa giải như: Các bên mâu thuẫn, người có quyền và lợi ích liên quan đến mâu thuẫn, tranh chấp tham dự buổi hòa giải. Trường hợp nội dung thỏa thuận hòa giải thành liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người thứ ba đồng ý.

Nếu thấy cần thiết, hòa giải viên và một trong các bên khi được sự đồng ý của bên kia có thể mời người có uy tín trong dòng họ, ở nơi sinh sống, nơi làm việc, người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội; già làng, chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ việc, đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc người có uy tín khác tham gia hòa giải.

Trường hợp vụ việc có một trong các bên là người bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì hòa giải viên cần lưu ý mời người đại diện theo pháp luật/hoặc người giám hộ tham gia hòa giải.

Khi thành phần tham dự buổi hòa giải đã được dự tính thì việc ấn định thời gian, địa điểm tổ chức buổi hòa giải cũng hết sức quan trọng. Trong thực tiễn rất ít trường hợp hòa giải viên chỉ tiến hành hoà giải một lần là có thể giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn được ngay mà trái lại để vận động, giúp đỡ các bên tự dàn xếp, thoả thuận chấm dứt tranh chấp, mâu thuẫn, hoà giải viên phải kiên trì, tốn nhiều thời gian, công sức gặp gỡ từng bên hoặc các bên nhiều lần để phân tích, giải thích.

Hơn nữa, các bên cũng cần có thời gian phù hợp để bình tĩnh, suy ngẫm về hành vi của mình cũng như những điều hoà giải viên đã phân tích, giải thích. Vì vậy, việc lựa chọn thời gian và địa điểm tiến hành hoà giải thường được tiến hành sau khi hòa giải viên đã có sự tiếp xúc trực tiếp với các bên mâu thuẫn, tranh chấp.

Về thời gian hòa giải, để bảo đảm việc hòa giải được tiến hành kịp thời, tránh kéo dài, dẫn đến những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày được phân công, hòa giải viên bắt đầu tiến hành hòa giải, trừ trường hợp cần thiết phải hòa giải ngay khi chứng kiến vụ việc hoặc các bên có thỏa thuận khác về thời gian hòa giải.

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, việc hoà giải kịp thời, đúng lúc hoặc ngay sau khi sự việc xảy ra thì càng thuận lợi cho việc hòa giải đạt được kết quả, bởi nếu để mâu thuẫn, tranh chấp kéo dài, rất có thể trở nên gay gắt, phức tạp hơn, việc giúp đỡ các bên đạt được thoả thuận sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.

Chính vì vậy, trường hợp hoà giải viên là người trực tiếp chứng kiến tranh chấp, mâu thuẫn và xét thấy cần thiết phải hoà giải ngay thì việc hoà giải có thể được tiến hành ngay tại thời điểm và nơi xảy ra tranh chấp.

Điều hành, kiểm soát buổi hòa giải

Trước khi bắt đầu tiến hành hoà giải, hòa giải viên phải kiểm tra lại chính xác thông tin những người tham gia phiên hoà giải để bảo đảm triệu tập người tham gia phiên hoà giải được đầy đủ, không bị bỏ sót, nhất là những người có quyền, nghĩa vụ liên quan.

Điều hành phiên hòa giải phải bảo đảm nội dung đã dự tính. Nghi thức buổi hòa giải cần thực hiện đơn giản gọn nhẹ, nên biểu hiện tình cảm làng xóm, họ hàng, gia đình... để giảm căng thẳng cho các bên khi tham dự. Các nội dung được hòa giải viên trình bày tại buổi hòa giải phải tập trung, ngắn gọn và súc tích, đi thẳng vào vấn đề mà các bên mâu thuẫn, tranh chấp.

Hòa giải viên dành thời gian cho các bên tham gia đưa ra quan điểm, ý kiến nhưng cần thông báo cho họ thời gian giới hạn cho việc trình bày để tránh lan man và hướng vào vấn đề trọng tâm. Hòa giải viên phải kiểm soát thời gian, sao cho vừa đảm bảo nội dung, vừa linh hoạt theo diễn tiến thực tế của buổi hòa giải, không quá máy móc, cứng nhắc.

Các nội dung trình bày của các bên phải hết sức ngắn gọn để dành thời gian cho người khác đưa ra ý kiến. Vấn đề nào xét thấy có mức độ ít liên quan đến nội dung vụ việc thì hòa giải viên cần chủ động dừng tranh luận và hướng các bên quay trở lại nội dung chính. Vấn đề nào có tác dụng tích cực tới tất cả các bên để có thể tìm ra tiếng nói chung thì hòa giải viên cần tập trung khai thác, định hướng các bên vào vấn đề đó.

Để có buổi hòa giải diễn ra trong kiểm soát, hòa giải viên cần tổ chức và điều hành tốt buổi hòa giải. Ngoài ra cũng cần có một số kỹ năng để kiểm soát buổi hòa giải, tránh những tình huống đáng tiếc có thể xảy ra.

Trong buổi hòa giải, hòa giải viên luôn thể hiện thái độ quan tâm và nhạy cảm khi nói chuyện với phụ nữ, người già, người tàn tật... Cung cấp trước cho các bên những thông tin có liên quan đến quá trình hòa giải để tránh sự hiểu lầm không đáng có và xây dựng niềm tin của họ.

Tạo ra không gian thân thiện và cởi mở để các bên có thể bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc cũng như quan điểm của họ về vụ việc. Tránh tạo không khí tiêu cực, khiến một số người có cảm giác như đang bị hỏi cung hay phán xét.

Thể hiện sự tôn trọng với tất cả các bên. Khi cả hai bên đều có mặt tại buổi hòa giải, hòa giải viên phải bảo đảm rằng không có bất cứ ai phải chịu áp lực hay bị đe dọa từ người khác. .

Quan sát mọi thay đổi trong cách ứng xử của các bên so với buổi gặp sơ bộ ban đầu. Nếu một bên có dấu hiệu không thoải mái hoặc sợ hãi, người tiến hành hòa giải cần tạm dừng buổi hòa giải, dành thời gian gặp riêng từng bên để xem xét lại các tình tiết và chứng cứ của vụ việc.

Sau đó, người làm công tác hòa giải sẽ phân tích vụ việc và đi đến thống nhất cách giải quyết tại buổi hòa giải.

	Hòa giải viên cần có các kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với các bên
	Kỹ năng khai thác thông tin, tài liệu chứng cứ về vụ việc với hòa giải viên
	Kỹ năng tìm mâu thuẫn, xung đột đối với hòa giải viên