Kỹ năng khai thác thông tin, tài liệu chứng cứ về vụ việc với hòa giải viên

Ngoài kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, hòa giải viên còn phải bổ trợ các kỹ năng khác như kỹ năng khai thác thông tin, tài liệu, chứng cứ về vụ việc.

Để có thể đưa ra phương án tư vấn cho các bên mâu thuẫn, tranh chấp, hòa giải viên cần nghiên cứu kỹ vụ việc, phân tích nội dung vụ việc, nguyên nhân mâu thuẫn, tranh chấp, tính chất, mức độ tranh chấp, thái độ tâm lý của các bên tranh chấp, xác định các yêu cầu cụ thể của các bên, những nội dung nào các bên đã thống nhất được, nội dung nào còn mâu thuẫn thông qua việc tiếp xúc, lắng nghe, lấy thông tin từ hai bên tranh chấp.

Sau khi lắng nghe và ghi chép đầy đủ những nội dung chính mà các bên đã trình bày, hòa giải viên có thể khai thác thêm thông tin về vụ việc thông qua việc đặt câu hỏi cho họ. Các bên thường trình bày theo ý chí chủ quan và bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho là không cần thiết. Vì vậy, hòa giải viên cần gợi ý những vấn đề để bên tranh chấp trình bày đúng bản chất của sự việc. Từ đó có thể đưa ra những lời khuyên hay tư vấn chính xác, đúng pháp luật, đồng thời giúp cảm hóa, thuyết phục được các bên tự nguyện thực hiện.

Hòa giải viên nên lựa chọn và sử dụng một số dạng câu hỏi phù hợp với từng trường hợp và mục đích thông tin muốn đạt được.

Đối với những tranh chấp đơn giản, rõ ràng, sau khi nghe các bên trình bày, hoà giải viên có thể phân tích, giải thích, hướng dẫn được ngay cho các bên. Tuy nhiên, đối với những vụ việc phức tạp, đã diễn ra trong một thời gian dài hoặc vụ việc đã được một số cơ quan, tổ chức, cá nhân can thiệp hoặc giúp đỡ giải quyết, nhưng các bên tranh chấp vẫn không hài lòng và tiếp tục tranh chấp, thì hòa giải viên phải yêu cầu các bên cung cấp các chứng cứ và tài liệu có liên quan (nếu có).

Trong trường hợp cần thiết, hoà giải viên phải tự mình tìm hiểu, thu thập chứng cứ, gặp gỡ các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã từng tham gia giúp đỡ giải quyết, gặp người chứng kiến nghe họ trình bày về diễn biến và nội dung vụ việc mà họ biết được. Chỉ có như vậy thì hoà giải viên mới có thể hiểu biết được bản chất vụ việc, nguyên nhân dẫn đến tranh chấp, từ đó đưa ra lời tư vấn chính xác, đúng pháp luật, thuyết phục được các bên tranh chấp tự nguyện giải quyết bất đồng.

Trong thực tiễn, cũng có những vụ việc mà các bên chỉ trình bày vụ việc một cách chung chung, chưa muốn cung cấp cho hoà giải viên những văn bản, chứng cứ mà họ cho rằng không có lợi cho mình, thì hoà giải viên cần thuyết phục để họ cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan, có như vậy thì mới có thể xác định nội dung vụ việc chính xác và đúng bản chất, đúng pháp luật.

Sau khi các bên đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu có liên quan, hòa giải viên cần dành thời gian để đọc, nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu đó. Trong khi đọc, hòa giải viên có thể đồng thời hình thành luôn giải pháp trên cơ sở sắp xếp các tài liệu theo tầm quan trọng của vấn đề đưa ra. Có những tài liệu hoà giải viên không hiểu, không đọc được hoặc nghi ngờ về tính chân thực của nó thì cần hỏi lại các bên để khẳng định ngay.

Trường hợp sau khi nghe trình bày và nghiên cứu các tài liệu do các bên cung cấp thấy chưa thể đưa ra lời khuyên ngay được mà phải có thời gian nghiên cứu thì hẹn tư vấn vào một ngày khác. Trong mọi trường hợp, khi chưa thực sự tin tưởng về giải pháp mà mình sẽ đưa ra thì hoà giải viên không nên vội vàng đưa ra.

Hòa giải viên cần có các kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với các bên