Gỡ vướng lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, xã

Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận “Một cửa” phường Quán Thánh, quận Ba Đình, Hà Nội. Ảnh minh hoạ: Bạch Dương

Hỏi: Tôi được biết, Bộ Tư pháp vừa có hướng dẫn gỡ khó khăn, vướng mắc khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, xã. Xin quý báo cho biết hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp?

(Nguyễn Anh Mai, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội)

Trả lời: Về câu hỏi của bạn, xin trả lời như sau:

Ngày 21/8/2023, Bộ Tư pháp có Công văn số 3792/BTP-HTQTCT tháo gỡ khó khăn, vướng mắc khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023 - 2030. Theo đó, Công văn nêu: Theo phản ánh của các địa phương đã triển khai thực hiện việc sắp xếp đơn vị hành chính giai đoạn 2019 - 2021, đồng thời qua nghiên cứu, theo dõi của các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước trong một số lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp (lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp, đăng ký biện pháp bảo đảm) thì việc sắp xếp lại đơn vị hành chính có thể gặp một số khó khăn, vướng mắc, Bộ Tư pháp tổng hợp và đề nghị các địa phương nghiên cứu, thực hiện theo hướng dẫn sau:

1. Lĩnh vực hộ tịch

* Các vướng mắc có thể phát sinh:

(i) Chưa xác định được cơ quan lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính;

(ii) Chưa xác định được cơ quan có trách nhiệm xác minh/xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân đối với trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính đã được sắp xếp.

* Để tháo gỡ các vướng mắc nêu trên khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã trong giai đoạn 2023-2030, đề nghị UBND cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện thống nhất theo hướng:

a) Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch:

+ Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập (các đơn vị được sáp nhập) vào một đơn vị hành chính cấp xã khác (đơn vị sáp nhập): Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đơn vị sáp nhập để lưu trữ. Việc đăng ký hộ tịch, bao gồm cả đăng ký mới sẽ tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch hiện có của đơn vị sáp nhập, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

+ Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã (các đơn vị được sáp nhập) để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới (đơn vị mới): Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch tại đơn vị mới sẽ mở Sổ hộ tịch mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.

+ Trường hợp tách toàn bộ diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần (đơn vị được tách) và sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị sáp nhập): Đơn vị được tách thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để bàn giao, lưu trữ tại đơn vị sáp nhập có phần lớn diện tích, nhân khẩu nhập vào. Đơn vị sáp nhập nhận bàn giao bản gốc Sổ hộ tịch có trách nhiệm sao 01 bản cho các đơn vị sáp nhập khác lưu trữ để làm căn cứ cấp Trích lục hộ tịch bản sao từ Sổ hộ tịch đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết các công việc hộ tịch khác khi người dân có yêu cầu.

Việc bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lập Biên bản bàn giao, có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để quản lý, tổng hợp và công khai thông tin để người dân biết, liên hệ với cơ quan quản lý sổ hộ tịch để thực hiện yêu cầu đăng ký hộ tịch phù hợp.

b) Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: Trường hợp nhận được văn bản đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị cấp xã/cấp huyện đã được sắp xếp, thì đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân cho người dân đã từng đăng ký thường trú tại địa bàn.

2. Lĩnh vực lý lịch tư pháp

Việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã có liên quan trực tiếp đến việc cập nhật thông tin về nơi cư trú của người có Lý lịch tư pháp trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Do vậy, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc liên quan đến công tác lý lịch tư pháp tại các địa phương khi có sự sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã đề nghị thực hiện theo hướng:

- Trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã mà thay đổi tên của đơn vị hành chính thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp lập danh sách thay đổi, gửi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để bổ sung Danh mục địa danh hành chính trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp.

- Chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát bản Lý lịch tư pháp đã lập và cập nhật lại thông tin thay đổi về nơi cư trú do có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã, ghi chú thông tin thay đổi do sắp xếp lại đơn vị hành chính vào trường “ghi chú nơi cư trú” trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp; sau đó lập danh sách bản Lý lịch tư pháp đã cập nhật tên đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã có sự thay đổi, đồng thời gửi bản Lý lịch tư pháp điện tử đã cập nhật tên đơn vị hành chính mới cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.