Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Văn phòng Chính phủ đã đề xuất bổ sung quy định số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Theo đó, ngoài việc thực hiện các quy định trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 của Nghị định 61/2018/NĐ-CP, dự thảo đề xuất cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thêm một số nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính như sau:

1- Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính: Kiểm tra danh tính số của cá nhân, tổ chức thông qua mã định danh của tổ chức, cá nhân. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có danh tính số, hướng dẫn thực hiện hoặc cấp tài khoản cho cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp ủy quyền giải quyết thủ tục hành chính, danh tính số được xác định theo danh tính của tổ chức, cá nhân ủy quyền.

Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia và các hệ thống thông tin khác với Hệ thống thông tin một cửa điện tử thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Thực hiện phân loại để số hóa đối với thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử theo hai loại: Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc các loại hồ sơ, giấy tờ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành và thành phần hồ sơ được số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân. Trường hợp số hóa theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân, phải trả chi phí số hóa bằng mức chi theo quy định pháp luật cho việc tạo lập, chuyển đổi thông tin điện tử, số hóa thông tin trên môi trường mạng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước.

Thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác của các nội dung theo bản giấy. Ký số vào giấy tờ theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

2- Giải quyết thủ tục hành chính: Kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà bộ phận một cửa chuyển đến và chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu đối với loại giấy tờ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; danh tính số tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có căn cước công dân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực. Các thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ, kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được số hóa theo dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt phải trình cả bản giấy và bản điện tử để thực hiện ký số, phát hành theo quy định, trừ trường hợp thủ tục hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Khi có kết quả giải quyết thủ tục hành chính thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có giá trị và được sử dụng trong thực hiện các thủ tục hành chính khác của cá nhân, tổ chức.

3- Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản giấy được trả theo quy định tại Điều 20 Nghị định này, trừ trường hợp thủ tục hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho tổ chức, cá nhân.

4- Lưu trữ điện tử: Thời hạn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo thời hạn lưu trữ hồ sơ giấy của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được lưu trữ điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.