Nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

Hội thảo khoa học quốc tế "Giải quyết mối quan hệ giữa phục dựng, bảo tồn di sản văn hóa và phát triển kinh tế-xã hội: Nhìn từ quản trị vùng và địa phương" của tỉnh Ninh Bình. Ảnh minh họa

Hỏi: Tôi được biết, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (VHTT&DL) vừa ban hành quyết định về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ VHTT&DL. Xin quý báo cho biết nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và trách nhiệm tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế?

(Nguyễn Hồng Mây, quận Long Biên, Hà Nội)

Trả lời: Về câu hỏi của quý bạn đọc, xin trả lời như sau:

Ngày 11/03/2024, Bộ VHTT&DL ban hành Quyết định 570/QĐ-BVHTTDL về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ VHTT&DL. Theo đó, nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; trách nhiệm tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế được quy định như sau:

Điều 11. Nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam

1. Việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ thực hiện theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/2/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan.

2. Cục Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối tham mưu Bộ trưởng phê duyệt, hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ.

3. Đơn vị tổ chức gửi Cục Hợp tác quốc tế hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất 2 tháng đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 45 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng. Hồ sơ xin phép bao gồm:

a) Công văn xin phép tổ chức;

b) Đề án tổ chức với các thông tin: Bối cảnh, lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích, yêu cầu; thời gian, địa điểm (gồm cả địa điểm tham quan, khảo sát); nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề; thành phần tham dự (số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và nước ngoài); thông tin lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn của báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài; kế hoạch tuyên truyền; nguồn kinh phí và hình tổ̉ chức thực hiện;

c) Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (nếu có).

4. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, Cục Hợp tác quốc tế tham mưu Bộ trưởng:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;

b) Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

5. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Bộ trưởng, Cục Hợp tác quốc tế chủ trì:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan (nếu cần);

b) Tham mưu Bộ trưởng ban hành quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Điều 12. Trách nhiệm tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế́

1. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành;

b) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước;

c) Thông báo cho Cục Hợp tác quốc tế để phối hợp xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý kịp thời những diễn biến phức tạp nảy sinh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

d) Báo cáo Bộ trưởng hoặc tham mưu Bộ trưởng báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng thời gửi Cục Hợp tác quốc tế bản sao báo cáo.

2. Cục Hợp tác quốc tế có trách nhiệm:

a) Phối hợp, hướng dẫn đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo tiến hành thủ tục nhập, xuất cảnh cho đại biểu nước ngoài;

b) Phối hợp với đơn vị chủ trì giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo Bộ trưởng quyết định các vấn đề vướng mắc phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo;

c) Là đầu mối tổng hợp, gửi Bộ Ngoại giao báo cáo định kỳ về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định.

3. Các đơn vị khác thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ;

b) Tạo điều kiện về thời gian và bố trí công việc hợp lý để cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế đầy đủ, đúng đối tượng được mời.