Thủ tục hợp nhất văn phòng công chứng

Hỏi: Tôi muốn tìm hiểu thủ tục hợp nhất Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật công chứng mới nhất như thế nào? Nguyễn Trọng Hoàng (Quận Cầu Giấy, Hà Nội)

Trả lời:

Theo khoản 1, khoản 2 điều 28 Luật Công chứng 2014 quy định:

1. Hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng một tỉnh, TP trực thuộc Trung ương có thể hợp nhất thành một Văn phòng công chứng mới bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.

Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, TP trực thuộc Trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

2. UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.
Để hợp nhất Văn phòng công chứng cần thực hiện trình tự, thủ tục sau:

Chuẩn bị hồ sơ hợp nhất Văn phòng công chứng gồm: Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng; Mỗi Văn phòng công chứng hợp nhất cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng hợp nhất; Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 3 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất; Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất; Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

Thủ tục hợp nhất gồm các bước:
Bước 1: Các Văn phòng công chứng hợp nhất nộp 1 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ như trên tại Sở Tư pháp nơi đăng ký thành lập.

Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.

Bước 3: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 5:Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

Bước 6: Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật Công chứng.