Kỹ năng ghi chép của người làm công tác hòa giải

Các thông tin vụ việc cần ghi chép gồm: Nội dung cuộc gặp gỡ, tiếp xúc với từng bên tranh chấp; Nội dung trao đổi giữa hòa giải viên với những cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan; Ý kiến tư vấn của những người được mời tham gia hòa giải; Diễn biến buổi hòa giải.

Trong quá trình ghi chép, hòa giải viên cần lưu ý: Ghi chép trung thực, đầy đủ, chính xác và chi tiết các nội dung, tình tiết sự việc, ý kiến và số liệu. Sắp xếp thông tin một cách có tổ chức. Chú ý vào các vấn đề trọng tâm của vụ việc. Không nên quá chú ý đến các lỗi chính tả và ngữ pháp. Có thể để để lại một số khoảng trống trong sổ ghi chép để bổ sung thêm thông tin cần làm rõ. Có thể viết tắt, sử dụng các biểu tượng, bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh minh họa, đánh số, gạch chân cho những ý chính, ý trọng tâm cho dễ hiểu, dễ nhớ. Khi chưa hiểu rõ ý có thể đặt câu hỏi để làm rõ thông tin, bảo đảm nội dung ghi chép chính xác, trung thực. Nếu được người đối thoại cho phép, hòa giải viên có thể ghi âm lại những lời nói do các bên trình bày.

Một Tổ trưởng tổ hòa giải cơ sở ghi chép thông tin vụ việc

Ngoài ra, Tổ trưởng tổ hòa giải cần có Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở. Theo quy định tại khoản 4 Điều 21 Luật Hòa giải ở cơ sở, hòa giải viên có trách nhiệm ghi nội dung vụ, việc hòa giải vào Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở. Để hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ này, ngày 21-4-2014, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành mẫu Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở tại Quyết định số 889/QĐ-BTP. Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở có ký hiệu: TP/HG-2014-TDHĐ và được sử dụng thống nhất trên khổ giấy 210 x 297 mm. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi Sổ của hòa giải viên, mẫu Sổ được thiết kế theo dạng bảng có sẵn.

Trong đó, Hòa giải viên ghi các thông tin về vụ, việc đã thực hiện hòa giải liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống. Nội dung ghi phải chính xác, chữ viết phải rõ ràng. Nếu có sai sót khi ghi chép, thì người ghi chép trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, ghi chép lại.

Việc giữ gìn, bảo quản, lưu trữ Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở thuộc trách nhiệm của Tổ trưởng tổ hòa giải. Sổ theo dõi không được để nhòe hoặc rách nát. Khi thôi giữ nhiệm vụ, tổ trưởng tổ hòa giải phải bàn giao Sổ cho người kế nhiệm. Khi hết năm theo dõi, tổ trưởng tổ hòa giải có trách nhiệm thóng kê tổng số vụ, việc đã thực hiện hòa giải; tổng số vụ, việc đã hòa giải thành và hòa giải không thành; ký, ghi rõ họ tên và xin chữ ký, đóng dấu xác nhận của UBND cấp xã.