Cần hiểu đúng về thời hạn của bản chứng thực theo Nghị định 23/2015

Liên tục đi chứng thực vì cho rằng bản sao chỉ có giá trị trong 6 tháng

Trong những ngày giãn cách, việc đi ra đường là việc cực chẳng đã. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bắt buộc, người dân vẫn phải ra ngoài đường để thực hiện những việc cần kíp khác ngoài lý do đến công sở hay đi làm việc.

Chị P.H.L, ở quận Cầu Giấy, Hà Nội cho biết, sắp tới con gái lớn của chị phải làm thủ tục nhập học. Để đầy đủ hồ sơ cho con, chị có ra UBND một số phường để thực hiện việc chứng thực một số giấy tờ. “Tuy nhiên, hầu hết các phường đều từ chối việc nhận hồ sơ chứng thực… Vậy nên cực chẳng đã tôi đã phải tìm đến những văn phòng công chứng” – chị nói.

Chị L cũng thông tin thêm, cuối năm 2020 do có một số việc chị cũng đã chứng thực một loạt các giấy tờ. Và không ít trong số các bản chứng thực ấy cũng được yêu cầu trong đợt này. Nhưng chị cho rằng những bản chứng thực ấy đã hết giá trị và không thể sử dụng được nữa, chính vì vậy nên dù khó khăn khi ra đường chị vẫn cố gắng đi chứng thực để không làm nhỡ việc của con.

Cần hiểu đúng về thời hạn của bản chứng thực theo Nghị định 23/2015. Ảnh minh họa

Tiếp tục gặp anh N.T.A, ở quận Ba Đình, Hà Nội, tại một văn phòng công chứng, anh đi chứng thực bằng tốt nghiệp ĐH, chứng minh thư cùng một số giấy tờ chứng chỉ liên quan. “Trong đợt giãn cách này do mất việc nên tôi tranh thủ tìm kiếm cơ hội công việc khác. May mắn có Cty nhận và khi chuẩn bị hồ sơ, họ có yêu cầu các bản chứng thực trong vòng 6 tháng trở lại đây. Thế nên mặc dù còn những bản chứng thực ở nhà, nhưng do cách đây 1, 2 năm tôi vẫn đi làm lại” – anh A nói.

Cũng như anh A, chị L, anh N.L, ở quận Thanh Xuân than thở, do đặc thù công việc, gia đình lại có con sát tuổi nên hầu như năm nào anh cũng phải đi công chứng, chứng thực giấy tờ… Việc các UBND phường, xã hạn chế làm việc trong nhiều hạng mục khiến việc công chứng, chứng thực những giấy tờ không còn đơn giản.

“Theo tôi hiểu, đã là chứng thực tức là một cơ quan được cho phép, công nhận những giấy tờ đó là sao y từ bản chính. Mà sao y từ bản chính thì 1 năm, 2 năm hay bao nhiêu năm nữa thì bản sao y đó vẫn có giá trị. Vậy mà không hiểu lý do tại sao lâu nay nhiều cơ quan hành chính lại từ chối các bản sao y công chứng Chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp… với lý do thời gian chứng thực đã quá 3 tháng, 6 tháng. Điều này thực sự đã gây lãng phí rất nhiều về thời gian, công sức và tiền bạc của người dân” – anh L quan điểm.

Nhiều người đang hiểu sai về vấn đề này

Trao đổi về vấn đề này, luật sư Nguyễn Tiến Hùng, Đoàn Luật sư Hà Nội cho biết, có thể bấy lâu nay, nhiều người đang hiểu sai về vấn đề này. “Theo Điều 3, Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì “Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác…”. Và trong Nghị định không quy định thời hạn hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực” – luật sư Hùng cho biết.

Cũng vậy trong Luật Công chứng 2014, Điều 5 cũng chỉ nêu: Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Như vậy, cả trong Nghị định 23/2015 lẫn Luật Công chứng 2014 đều không hề có câu nào quy định thời hạn hiệu lực của các văn bản dạng này.

Tuy nhiên, theo luật sư Hùng, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:

Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.

“Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý. Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập DN, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên” – luật sư Hùng phân tích.

Đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.